Aj prípadová štúdia vie predať HR útvar
V súvislosti s rozvojom personálnej práce sa v období 80. a 90. rokov 20. storočia zvýšil význam personálnej práce, ktorá sa stala viac odbornou, využívajú sa a rozvíjajú sa sofistikované pracovné metódy a postupy, kladie sa väčší dôraz na strategické aspekty riadenia ľudských zdrojov, flexibilita a výkonnosť sú kľúčové slová systémov personálnej práce. Jej dôležitosť je podčiarknutá aj tým, že personálni manažéri sa stali súčasťou vrcholového vedenia. S týmito zmenami súvisí aj záujem vedenia o identifikovanie prínosu personálneho útvaru pre dosahovanie úspechu organizácie.
V minulosti sa často používali tzv. odpočty činností, t.j. personálny útvar deklaroval v súhrnnom prehľade aké činnosti a v akom množstve výstupov realizoval počas sledovaného obdobia. To znamená, že čitateľ sa dozvedel koľko výberových konaní sa zrealizovalo, koľko záujemcov sa prihlásilo a koľko sa prijalo, koľko vzdelávacích aktivít absolvovali zamestnanci, ako bol čerpaný mzdový rozpočet a sociálny fond. Tieto údaje nie sú vhodné pre manažérske rozhodovanie. Neposkytujú informácie o potrebe realizácie jednotlivých činností, o uplatnení vhodných metód a postupov o nákladoch na jednotlivé činnosti a čase trvania realizácie činností. Bez týchto informácií nie je možné urobiť manažérske rozhodnutia vo vzťahu k efektívnosti systému personálnej práce. Okrem odpočtu činností sa využívajú ukazovatele, najčastejšie tzv. makroukazovatele na úrovni organizácie, napr. pridaná hodnota na zamestnanca, miera využitia fondu pracovného času a i. Miera prínosu personálneho útvaru k výsledkom takýchto ukazovateľov sa dá deklarovať iba deskriptívne. Jedno u z možností identifikácie prínosu personálneho útvaru k výkonnosti organizácie je opisný spôsob, tzv. prípadová štúdia.
Prípadová štúdia je deskriptívna správa o minulej problémovej situácii: uvádza, čo sa dialo, ako sa vzniknutá situácia riešila a ako sa zmenila situácia. Slúži na prezentáciu zmien, resp. pozitívneho riešenia potreby zmeny alebo problému.
V prípadovej štúdii sa nepodáva analýza teoretických predpokladov a analýza rôznych udalostí, ktoré štúdia opisuje. Pre prax je dôležitá ako príklad, ktorý sa dá indukciou zovšeobecniť a zovšeobecnenie opäť dedukciou použiť pre nový prípad. Zameriava sa na prezentáciu pozitívnych prínosov riešenia vzniknutej situácie.
Existuje viacero druhov prípadových štúdie, členenie vychádza najmä z účelu využitia prípadovej štúdie*. Stake (1995, in Fuchsová, 2007) rozlišuje tri typy prípadových štúdií, ktoré využívame aj v personálnom kontrolingu. Ide o štúdiu:
- intrinsitnú,
- inštrumentálnu,
- kolektívnu.
Intrinsitná prípadová štúdia sa venuje jedinému problému, ktorý potrebujeme poznať do hĺbky a nájsť expertné riešenie. Pri inštrumentálnej prípadovej štúdii ide o porozumenie vzniknutého problému na základe poznania teoretických a praktických dopadov problému (napr. porovnanie systému riadenia ľudských zdrojov v malej firme a vo veľkej firme). Kolektívna prípadová štúdia znamená hĺbkové skúmanie viacerých inštrumentálnych prípadov.
Tvorba prípadovej štúdie prebieha v stanovených krokoch, ktoré dávajú prípadovej štúdii výslednú podobu (štruktúra prípadovej štúdie), hovoríme aj o dizajnovaní prípadovej štúdie.
1. Opis problémovej oblasti približuje reálnu situáciu v organizácii, ktorá sa negatívne prejavuje vo vzťahu k úspešnosti organizácie, napr. prejavy nespokojnosti zamestnancov, nízka kvalita ľudských zdrojov a i. Z opisu problémovej oblasti by mal byť jednoznačne identifikovateľný nielen problém a dopady tohto problému ale jeho príčiny.
2. Definovanie potreby zmeny, resp. potreby riešenia podrobnejšie vyhodnocuje dopady problému (napr. znížená výkonnosť, fluktuácia zamestnancov …) na organizáciu (zvýšené náklady, nízka efektívnosť) a zdôrazňuje, čo by sa stalo, keby sa riešeniu problému nevenovala pozornosť.
3. Definovanie cieľového stavu predstavuje víziu budúcnosti, v ktorej je problém ideálne vyriešený. Táto vízia je výskumnou hypotézou, ktorej potvrdenie znamená, že personálny útvar bol v riešení problému úspešný, pretože problém bol odstránený a vízia ideálneho stavu dosiahnutá.
4. Stanovenie otázok. Jednoduchá otázka „Ako vyriešiť problém?“ zvyčajne nestačí, pretože hľadanie odpovede na túto otázku je ako riešenie detektívnej úlohy, skladá sa z väčšieho množstva čiastkových úloh a overovania čiastkových hypotéz.
5. Zber údajov o probléme a možnostiach riešenia. Je dôležité, aby čitateľ prípadovej štúdie (hodnotiteľ) porozumel problémovej situácii. Preto pri jej opise je potrebné spracovať veľké množstvo informácií najmä zo sekundárnych zdrojov. Počas etapy hľadania riešenia a vyhodnocovania alternatív je možné využiť aj primárne informácie získané rozhovormi, dotazníkmi a pozorovaním.
6. Výber odporúčaného riešenia predstavuje kriteriálny výber najvhodnejšieho a teda odporúčané riešenia. Často používané kritériá, podľa ktorých sa jednotlivé alternatívy a varianty riešenia posudzujú sú nákladová efektívnosť implementácie, maximalizácia prínosu, súlad s kultúrou a cieľmi organizácie, náročnosť na materiálové a ľudské zdroje a i.
7. Opis implementácie riešenia je zvyčajne založený na procesnom vyjadrení činností, ktoré je potrebné uskutočniť so stanovenými zodpovednosťami a s priloženým časovým harmonogramom, resp. rozpočtom.
8. Vyhodnotenie riešenia. Prijate a zavedené riešenie sa vyhodnocuje z pohľadu prínosu a z pohľadu efektívnosti. Na vyhodnotenie je možné využiť model rentability nehmotných projektov (ROI Project Model). Úskalím využitia prípadových štúdií v systéme personálneho kontrolingu je, že niektoré projekty majú dlhodobý charakter a efekty prijatého riešenia sa prejavia s odstupom mesiacov až rokov.
Hotová prípadová štúdia v textovom formáte, resp. vo forme prezentácie je prezentovaná personálnym manažérom pred skupinou vybraných hodnotiteľov, ktorí sú najmä interný (vrcholové vedenie organizácie), ale môžu byť aj prizvaný aj externý odborníci na systémy personálnej práce. Výsledkom hodnotenia býva tzv. „rating“, čiže úroveň hodnotenia prínosu personálneho útvaru za sledované obdobie vyjadrená stupňom na vopred dohodnutej a dlhodobo nemennej škále.