Sebaorganizácia je prastará schopnosť
alebo za všetko môže Martini
Metóda sa používa už vyše 25 rokov a stála pri štarte mnohých závažných strategických zmien, je zároveň formou konferencie a životným postojom. Momentálne je v západných krajinách táto metóda používaná čoraz častejšie. Najmä v čase finančnej krízy je vhodná všade tam, kde ľudia musia veľmi rýchlo vyriešiť komplexné a kontroverzné témy s množstvom rozmanitých názorov a vysokým potenciálom konfliktov.
Open Space je veľmi neformálnou, málo štruktúrovanou ale vysoko efektívnou metódou:
- Predstavuje účinný spôsob ako urýchliť diskusie. Je to nástroj, ktorý umožňuje riešiť komplexné problémy vo veľmi krátkom čase.
- Cieľom stretnutia je zapojiť účastníkov do hľadania riešení problémov, ktoré sa ich týkajú. Program stanovujú a zodpovednosť zaň nesú samotní účastníci.
- Metóda Open Space sa používa najčastejšie pri strategických diskusiách veľkých skupín, pri vytváraní vízie, pri konzultáciách so zainteresovanými odborníkmi, pri komunitnom plánovaní a pri riešení akútnych problémov.
AKO VLASTNE TÁTO METÓDA UZRELA SVETLO SVETA?
Harrison Owen pred 25 rokmi organizoval konferenciu pre 250 účastníkov. Kto už niekedy takéto podujatie niekedy pripravoval, vie koľko času a stresu prežil. Podobnú skúsenosť zažil aj pán Owen, ktorý tvrdil, že ho príprava konferencie stála rok života. Konferencia nakoniec dopadla veľmi dobre, všetci boli spokojní, okrem neho. Uvažoval, ako prípravu zjednodušiť a celý proces zefektívniť.
A tak nakoniec vydumal spôsob, ktorý použil na ďalšej ním organizovanej konferencii – mal len jednu podmienku, že dostane úplne voľnú ruku a nikto mu nebude do organizácie hovoriť.
Sediac s pohárikom Martini spomínal na svoj pobyt v západnej Afrike, kde žil dlhšiu dobu. Všetko dôležité sa tam dialo v kruhu (rituálne sviatky, dôležité diskusie): nikdy pritom neasistoval žiaden organizačný výbor a aj napriek tomu všetko fungovalo bezchybne. Uvažoval, že konferencia by mohla začať v kruhu, ale ostať v ňom sedieť sa mu nezdalo byť produktívne. Takže musel vzniknúť priestor, kde by účastníci zbierali svoje návrhy. Keď bol pri svojom druhom Martini, napadla ho geniálna myšlienka: pozvať ľudí sedieť do spoločného kruhu a ohraničiť tento priestor stenami (nástenkami), podobne ako na trhu. A to naozaj fungovalo!
OPEN SPACE V TIBETE S BUDHISTICKÝMI MNÍCHMI FUNGUJE PRESNE TAK ISTO, AKO V BRATISLAVE SO SKUPINOU PRÁVNIKOV
Geometria komunikácie je fascinujúca – dnes je už úplne jasné, že základným naozaj fungujúcim útvarom je kruh. Kým ľudia sedia v spoločnom kruhu, hovoria spolu: z časti aj preto, že sa komunikácii ťažko vyhnú a pretože kruh nemá ani začiatok, ani koniec. Neexistuje v ňom vrch ani spodok, neplatí hierarchia a ľudia sú si partnermi.
Forma stretnutia účastníkov predstavuje dôležitú podmienku komunikácie. Mnohí ľudia spochybňujú funkcionalitu kruhu pri väčšom počte účastníkov stretnutia. Nevedia si predstaviť, že 2000 ľudí dokáže spolu komunikovať. A predsa je to možné. Pri väčšom počte ľudí sa Open Space vždy začína v sústredených kruhoch. To znamená, že človek sedí stále v kruhu a má pocit, že môže vidieť všetkých okolo seba, s výnimkou dvoch – sediaceho pred a za ním. Tak fakticky táto metóda nemá žiaden limit počtu účastníkov.
AKO MÔŽE OPEN SPACE FUNGOVAŤ – BEZ PLÁNU A PROGRAMU?
Predstavte si, že idete na konferenciu. Dopredu poznáte program, prednášajúcich, všetko je naplánované do poslednej bodky. Ako môže niečo existovať takto živelne?
Open Space je absolútne intuitívny, to len naše racionálne očakávania sú úplne zmätené. Všetci logicky predpokladáme, že ak dáme dohromady 500 cudzích ľudí, bez vopred naplánovaného programu alebo moderátora, tak zaručene vypukne katastrofa.
Nie je to tak. Open Space funguje na princípe sebaorganizácie. Tisícky príkladov rôznych skupín, od manažérov veľkých firiem, cez stretnutia obyvateľov kmeňov dokazujú, že skôr ako za hodinu účastníci Open Space vedia, o čom chcú hovoriť a sami sa zorganizujú. Na začiatku je potrebný facilitátor, ktorý však nikdy nevstupuje do diskusií. Tento systém sebaorganizácie funguje rovnako aj vo vysoko konfliktných skupinách.
Príčinou fungovania Open Space je prastarý fenomén sebaorganizácie. Z teórie chaosu vieme, že uprostred náhodného neporiadku existuje vždy nejaký vzor. Neporiadok smeruje vždy k poriadku.
Existujú aj kritici tejto metódy. Jednou z najväčších bariér v prijatí Open Space ako efektívnej a relevantnej metódy je neschopnosť akceptovať, že za výsledok Open Space nie je zodpovedný žiaden konkrétny človek. Pripustiť skutočnosť, že každý jeden z účastníkov je rovnako zodpovedný je pre mnohých ťažké. V direktívnej firemnej kultúre, založenej na dôslednej kontrole, je podobná metóda nepoužiteľná.
FACILITÁCIA OPEN SPACE
Ako povedal Harrison Owen: „Facilitátorom Open Space môže byť ktokoľvek, kto má zdravý rozum a srdce na pravom mieste.“ Čím je totiž dôvod stretnutia pre účastníkov dôležitejší a pálčivejší, tým menej potrebujú facilitáciu.Povinnosti Open Space facilitátora spočívajú v:
1. sprístupnení miestnosti, v ktorej sa bude stretnutie konať
2. sledovaní času
To znie trochu abstraktne, priznávam. Takže skúsim to rozviesť. Open Space začína otvorením miestnosti. Je to úvodný rituál, kedy účastníci vytvárajú kruh. Prvých 15 minút facilitátor venuje vysvetleniu, o čo ide a ďalších cca 30 minút potrebujú účastníci na to, aby prišli na to, čo vlastne chcú robiť. Od tohto momentu už facilitátor „nemá čo robiť“, mnohí sa pripoja k ostatným a pracujú spolu s nimi v skupinkách. Harrison Owen využíval tento čas na krátky spánok.
Stretnutie Open Space sa riadi štyrmi princípmi a zákonom dvoch nôh.
ŠTYRI PRINCÍPY OPEN SPACE
1. Každý človek, ktorý sa zúčastňuje, je ten správny človek.
Nehrá žiadnu rolu, koľko ľudí sa workshopu zúčastní, ani to aký majú status. Kľúčová je nadšenie pre tému workshopu.
2. Čokoľvek sa stane, je to jediné, čo sa mohlo stať.
Nie všetko vždy prebieha tak, ako sa očakávalo, často sú však práve tieto neočakávané veci zdrojom učenia.
3. Správny čas je práve vtedy, keď sa začne.
Nepresnosť je povolená.
4. Keď sa skončilo, tak sa skončilo.
Ak sa podarí prediskutovať všetko skôr, ako bolo naplánované, je to OK. Nie je potrebné dodržiavať plánovaný čas.
ZÁKON DVOCH NÔH (ZÁKON MOBILITY)
Ak v niektorom okamihu zistíte, že do diskusie ničím neprispievate a nič sa neučíte, presuňte sa do inej skupiny, kde to nebude platiť. Aký výsledok možno očakávať od stretnutia Open Space?
- Každá otázka, o ktorú niekto prejaví dostatočný záujem, bude zaradená do programu Open space.
- Každej otázke sa dostane v diskusii toľko pozornosti, koľko účastníci sami uznajú za vhodné.
- Celý priebeh diskusie bude zachytený v zápise, ktorý je potom k dispozícii všetkým účastníkom.
- Jednotlivé otázky budú zoradené podľa ich priority a súvisiace otázky sa spoja.
- V procese Open Space sa učia všetci a ak nasledujú ďalšie kroky, zodpovednosť za následné kroky je rozdelená.
AKO PREBIEHA CELÝ PROCES OPEN SPACE?
V strede miestnosti určenej na stretnutie Open Space je umiestnený kruh so stoličkami, na stenách po obvode sú umiestnené symboly označujúce diskusné miesta, čelná stena slúži na informácie o vytvorenom programe. Na nástenky sa zaznamenávajú a zverejňujú výsledky jednotlivých diskusných stretnutí.
Stretnutie Open Space sa v podstate riadi nasledujúcim procesom:
- Skupina sa stretne v kruhu, kde facilitátor privíta účastníkov a poskytne prehľad procesu s vysvetlením.
- Facilitátor vyzve ľudí s témou na diskusiu aby predstúpili do kruhu, zapísali ju na hárok papiera a oznámili tému skupine. Títo účastníci sa označujú ako „zvolávatelia“.
- Zvolávateľ umiestni svoj papier na stenu a zvolí si čas a miesto diskusie. Takto sa postupuje, až kým nie sú na programe žiadne ďalšie témy.
- Skupina sa potom rozíde a pristúpi k stene s programom, na ktorej sú uvedené rôzne témy na diskusiu. Účastníci si poznačia čas a miesto diskusií, do ktorých sa chcú zapojiť.
- Diskusné stretnutia v skupinách prebiehajú niekoľko hodín až do konca stretnutia Open Space. Každá skupina si stanoví zapisovateľa, ktorý zachytáva dôležité body a umiestňuje zápis na nástenku. Do konca stretnutia Open Space sa všetky zápisy zhrnú do jedného dokumentu.
- Po ukončení diskusie alebo po prestávke môže skupina pristúpiť k vytváraniu akčných plánov a téma je „uzavretá“.
- Skupina ukončuje stretnutie Open Space v spoločnej záverečnej diskusii. V nej účastníci zdieľajú svoje pripomienky, postrehy a ďalšie kroky vyplývajúce z procesu.
OKOLNOSTI ZA KTORÝCH SA ROZVINIE PLNÝ POTENCIÁL OPEN SPACE
- Komplexná a provokujúca téma, ktorá účastníkov naozaj „nakopne“
- Jasné pravidlá a podmienky
- Rozmanitosť účastníkov
- Dobrovoľná účasť účastníkov
- Vysoký potenciál konfliktu
- Tlak času na vyriešenie problému
Open Space potrebuje dostatok času, aby poskytol uspokojivé výsledky. Ponáhľať sa, je kontraproduktívne. Ak umožníte, aby si Open Space žil vlastným životom – vtedy prinesie zmysluplné výstupy. Spontánnosť je kľúčová požiadavka na proces Open Space. To, že začnú ľudia pracovať v tíme, vznikne úplne prirodzene a nie je to výsledok žiadnej zázračnej metódy. Je to výsledok sebaorganizácie, ktorá na úrovni ľudskej vzniká dialógom. Ľudia prejavia vodcovské schopnosti vtedy, keď je to potrebné. Magickým spôsobom sa začnú diať všetky tieto veci – samé od seba, spontánne. Samozrejme len vtedy, ak do nich nebudeme vôbec zasahovať.
