Monkey business alebo ako zabrániť spätnému delegovaniu úloh
Aj napriek tomu, že to znie absurdne, v organizáciách sa to bežne deje: manažéri vykonávajú prácu, ktorú by mali robiť členovia ich tímov. Zamestnanci šikovne posúvajú prácu smerom nahor – a manažéri si to všimnú až vtedy, keď sa ich stôl prehýba pod ťarchou papierov.
Tento fenomén sa nazýva „Monkey Business“. Ako funguje systém spätného delegovania zdola nahor a aké sú účinné stratégie proti nemu?
Určite ste už mnohokrát zažili nasledujúcu situáciu: idete na dôležité stretnutie, keď vás na chodbe zastaví kolega a spýta sa vás: „Máš prosím ťa chvíľku čas? Mám problém a neviem si dať s tým návrhom rady.“ Kolega začne pomerne podrobne hovoriť o tom, čo sa mu nedarí. Keďže ste na ceste na pracovné stretnutie, neviete sa v momente rozhodnúť, ani ponúknuť adekvátne riešenie. A tak mu poviete: „Vieš čo, nechaj ma o tom porozmýšľať, zastavím sa za tebou, keď skončím s klientom.“ Rozídete sa, každý si ide „po svojom“, akurát vy ste práve prevzali zodpovednosť za úlohu vášho tímu – z pleca vášho kolegu preskočila opica na to vaše.
Problém spätného delegovania úloh sa stáva v dnešnej rýchlej a komplexnej dobe aktuálnejším, ako kedykoľvek predtým. Monkey Business používa ako metaforu opicu, ktorá sedí na pleci toho, kto má problém. Počas rozhovoru opica (problém) preskočila na manažéra, ktorý prebral úlohu a tým aj zodpovednosť za kolegu.
Manažéri sa nemôžu z dôvodu falošného pocitu zodpovednosti nechať vtiahnuť do operatívy a nechať sa ňou pohltiť. Ich úlohou je postarať sa, aby organizácia bola dlhodobo konkurencieschopná a dokázala sa permanentne rozvíjať. Stanovujú ciele a tvoria plány, aby ich potom dekomponovali až na úroveň jednotlivcov. Úlohou manažmentu je zabezpečiť, aby zamestnanci svoje úlohy optimálne zvládli a v prípade potreby alebo problému im boli k dispozícii. To je podstata každodenného vedenia.
CHARAKTERISTIKA „MONKEY BUSINESS“
- Vykonávate úlohy, ktoré nepatria do vašej manažérskej kompetencie
- Veľká časť týchto úloh sa ocitne na vašom stole z okolia najbližších kolegov
- Vybavovaním týchto úloh trávite viac ako 50 % pracovného času
- Máte pocit, že tieto úlohy nemajú koniec
- Svoje manažérske úlohy robíte po nociach, víkendoch alebo na dovolenke
- Čoraz častejšie máte pocit, že vaši zamestnanci nie sú schopní rozhodnúť a riešiť svoje problémy samostatne
- Je jedno, čo vyskúšate, neviete sa „vyhrabať“ z operatívy.
AK CHCETE ELIMINOVAŤ MONKEY BUSINESS, MAJTE NA PAMÄTI…
UVEDOMENIE 1: KAŽDÁ OPICA KRADNE ČAS
Nedávajte ľahkovážne prísľub, že sa zúčastníte porady, len aby ste tým niekomu urobili láskavosť. Porada vám ľahko zaberie aj polovicu dňa – nehovoriac o opiciach, s ktorými môžete z porady odísť! Neberte na svoje plecia úlohy iných, nebudete mať čas na svoju prácu.
UVEDOMENIE 2: MUSÍM OPICU PREVZIAŤ PRÁVE JA?
Spýtajte sa pri každej opici, ktorá sa na vás chystá skočiť – musím túto úlohu zabezpečiť naozaj práve ja? Čo by sa s opicou stalo, keby som nebol/a k dispozícii? Pokiaľ je len minimálna možnosť, presunúť opicu na niekoho iného, urobte to. Nenechajte sa ovplyvniť falošným súcitom. Buďte si vedomí toho, čo je váš „biznis“.
UVEDOMENIE 3: VĎAKA OPICI MAJÚ VAŠI ZAMESTNANCI VIAC ČASU, ALE VY NIE
Premiestnením opice zo zamestnancov na vás sa presunula aj pracovná záťaž a vaši zamestnanci sa teraz môžu vyhovárať: „Toto nemôžeme dokončiť, pretože čakáme, kým nám šéf dodá podklady.“
UVEDOMENIE 4: OPICE ODVÁDZAJÚ POZORNOSŤ OD PODSTATNÉHO
Čo ste mohli urobiť v čase, ktorý venujete vybaveniu opice? Koľko svojho času skutočne venujete úlohám, ktoré sú pre firmu rozhodujúce a zabezpečujú jej budúcnosť? Zaoberáte sa operatívou a neriešite dôležité strategické úlohy.
UVEDOMENIE 5: KAŽDÁ OPICA PRIVEDIE ĎALŠIU OPICU
Zásadný problém spätného delegovania je, že zamestnanec je za svoje správanie de facto odmenený – nemusí prevziať za úlohu zodpovednosť, má skôr voľno a môže kontrolovať svojho šéfa. Na takýto stav si zamestnanci rýchlo zvyknú a vážnym dôsledkom býva, že vám začnú presúvať čoraz viac úloh a situácia sa bude vyostrovať.
ZNAMENÁ TO, ŽE NEMÁM POMÔCŤ SVOJIM ĽUĎOM, KEĎ MA O TO POŽIADAJÚ?
Nie, to určite nie. Ale ako manažér musíte zabrániť tomu, aby vaša pomoc nezašla tak ďaleko, že prácu za svojich kolegov urobíte sami. Vaša pomoc nesmie byť zneužívaná a vyžadovaná tam, kde to nie je nevyhnutné.
Žiaľ sa často stáva, že keď má šéf nesprávnu predstavu o starostlivosti o zamestnancov, títo ho zahrnú množstvom svojich úloh a tak mu potom nezostane čas na jeho manažérske povinnosti: stratégiu, vedenie, klientov a vlastnú regeneráciu. Ak sa v takejto dezolátnej situácii nachádzajú viacerí top manažéri organizácie, máva to katastrofálny dopad.
DELEGOVANIE JE PODOBNÉ PREDAJNÉMU ROZHOVORU
Uvedomte si, že spätné delegovanie funguje aj preto tak dobre, že sa veľmi podobá predajnému rozhovoru. Háčikom však je, že obyčajne získa kupujúci nejakú protihodnotu – tovar alebo službu za svoje peniaze. Čo je ale hodnotou kúpenej opice?
Zamestnanci rýchlo „prečítajú“, kde má manažér svoje „slabé“ miesto, ako je ho možné ovplyvniť. A toto je miesto zamestnanci využívajú a postavia na ňom svoj predajný rozhovor. Typické pre manažérov je napríklad:
- Potreba moci
- Pocit nenahraditeľnosti
- Byť vnímaný ako dobrý odborník
- Chcieť spolunažívať v harmónii s druhými
- Majú radi intelektuálne výzvy
- Ego, pocit dôležitosti.
ZAMESTNANCI VEDIA VYUŽIŤ SLABOSŤ MANAŽÉRA
Ten, kto má rád, keď mu druhí potvrdzujú jeho kompetentnosť a odbornosť, môže rátať s tým, že mu zamestnanci pri pokuse o spätné delegovanie budú hovoriť niečo ako „Ale veď vy to viete určite lepšie posúdiť ako ja…“.
Ten, kto dbá o harmóniu vo svojom tíme môže počuť „Už sme sa na to pozerali z každej strany, nevieme to bez vás vyriešiť – ľudia sa už začínajú medzi sebou hádať…“.
A ten, kto rád analyzuje, môže naskočiť na vyjadrenia typu „Niekde sa musela stať chyba, niečo tu proste nesedí, ale za svet neviem prísť na to, čo to je…“.
Rozpoznať spätné delegovanie nie je vôbec zložité – ale konštruktívne mu zabrániť, to už nie je také jednoduché. Ako na to?
Najjednoduchšie by určite bolo, jednoznačne odmietnuť. Ale takéto prísne odmietnutie spôsobí nežiaduci dôsledok – nebudete dostávať informácie, čo sa nedarí, aké riziko sa v projekte objavilo, aká je momentálna nálada atď.
Preto je vždy rozumné najprv „opicu prediskutovať“, aby bolo jasné, či nie je naozaj vaša intervencia potrebná.
NAJLEPŠIE RIEŠENIE:
ODKOUČUJTE OPICE SVOJICH ZAMESTNANCOV
Dlhodobo najlepšou ochranou proti spätnému delegovaniu je koučing. Vy ako manažéri ste boli povýšení, aby ste rozvíjali kompetencie a iniciatívu svojich zamestnancov. A to dosiahnete vtedy, keď budete partnerom pre svojich kolegom. Ako partner pri riešení problémov im budete nápomocní vykonávať ich pracovné úlohy samostatne a sústredíte sa na to, čo k tomu potrebujú.
Ľahšie sa to povie, ako urobí. Z manažérov sa stali vysokovýkonní atléti v oblasti riešenia problémov. Ak chcete zabrániť spätnému delegovaniu, rozprávajte menej, viac počúvajte a naučte sa klásť otázky, ktoré zamestnancov privedú k riešeniu.
PLATÍ ZÁKLADNÉ PRAVIDLO
Vy sa pýtate, zamestnanci pracujú. Určite je to veľká výzva a skúška trpezlivosti pre väčšinu manažérov. V tom momente, keď ponúknete riešenie vy, prerušíte koučingový proces. Ak ponecháte príliš veľa voľného priestoru, je možné že prídu s množstvom nesprávnych riešení.
Proces koučingu vyžadujte preto veľa jemnocitu. Predstavte si napríklad, že musíte pripraviť povrazolezca, aby prešiel bezpečne po lane v 6 metrovej výške. Zospodu mu dávate pokyny, po lane však musí prejsť sám. Ak sú vaše pokyny dominantné, bude váš zverenec neistý. Ak ho nepodporíte žiadnymi pokynmi, bude sa opäť cítiť neisto. Ide o primerané dávkovanie – ani veľa, ani málo.
Ak vašu kanceláriu zamestnanec opustí s pocitom, že sám našiel riešenie svojho problému, je vysoká pravdepodobnosť, že to riešenie aj presadí. Ale čo je dôležitejšie: v budúcnosti bude takéto situácie zvládať sám a prestane vám do kancelárie vodiť nové opice. A presne o to ide.
