Ukazovateľ – základný kameň systému personálneho kontrolingu

Pridané | kategória Zdravá organizácia | autor Jozef Ďurian

Manažéri rozmýšľajú v číslach. Čísla majú dobrú vypovedaciu hodnotu, dajú sa graficky znázorniť, jednoducho sa dajú sledovať trendy vývoja. V situáciách, kedy hovoríme o výkonnosti organizácie, procesov alebo zamestnancov, hovoríme o meraní a hovoríme o ukazovateľoch. Personálne ukazovatele patria medzi základné techniky prevažne operatívneho a kvantitatívneho charakteru.

Za predchodcu personálnych ukazovateľov môžeme označiť personálne štatistiky. Sú to číselné údaje vyjadrené ako absolútne hodnoty.





Personálne štatistiky najčastejšie charakterizujú:

  • personálne náklady (napr. plánované alebo skutočné náklady na mzdy zamestnancov, náklady na vzdelávanie zamestnancov, množstvo finančných prostriedkov v sociálnom fonde k určenému dátumu),
  • využívanie fondu pracovného času (napr. počet odpracovaných hodín zamestnancami za mesiac, počet hodín nariadených nadčasov za mesiac),
  • počet zamestnancov, resp. štruktúru zamestnancov (napr. celkový evidenčný, alebo prepočítaný počet zamestnancov, počty zamestnancov podľa sledovaných kategórií).

Personálne štatistiky poskytujú informácie o okamihovom stave a z pohľadu porovnateľnosti s údajmi z iných organizácií majú slabú vypovedaciu hodnotu. Na zvýšenie vypovedacej hodnoty sa dávajú údaje do vzťahov, ktorých výsledky sa dajú logicky interpretovať, napr. sledovanie prírastkov a úbytkov, indexácia a pod. Takto vznikajú personálne ukazovatele.

Personálne ukazovatele sú tvorené z personálnych štatistík s využitím matematických a štatistických nástrojov. Najčastejšie sa vyskytujú podielové ukazovatele, napr. počet zamestnancov na 1 zamestnanca personálneho útvaru. Personálne ukazovatele sa organizujú do dvoch skupín; jedna zahrňuje ukazovatele celkovej efektivity využitia ľudských zdrojov – pridanej hodnoty pracovnej sily a druhá zahrňuje ukazovatele hodnotiace jednotlivé personálne oblasti a procesy. Potom rozlišujeme tzv. personálne ukazovatele na úrovni organizácie a na úrovni procesov.

Ako príklad personálneho ukazovateľa na úrovni organizácie môžeme uviesť obdobu známeho ekonomického ukazovateľa ekonomická pridaná hodnota – Ekonomická pridaná hodnota ľudským kapitálom (Human Economic Value Added – HEVA), ktorý vyjadruje podiel jedného zamestnanca na vytvorenej ekonomickej pridanej hodnote:



Obdobou ukazovateľa HEVA je Pridaná hodnota ľudským kapitálom (Human Capital Value Added – HCVA), ktorý vyjadruje podiel zamestnanca na pridanej hodnote, pričom pridanú hodnotu tvoria tržby očistené o náklady bez ceny práce a nákladov na zamestnanecké benefity, pričom skratka EPZ znamená evidenčný počet zamestnancov.



Ukazovatele na úrovni procesov sa zameriavajú na meranie troch základných atribútov – kvality, času a nákladov. Ako príklad môžeme využiť proces výberu zamestnancov. V prípade ukazovateľa zameraného na kvalitu (spätná väzba o kvalite výstupu z procesu), môžeme využiť ukazovateľ „Priemerný počet novoprijatých zamestnancov, ktorí zotrvajú v pracovnom pomere po skončení skúšobnej doby“. Ukazovateľ zameraný na časové trvanie priebehu procesu môže byť využitý ukazovateľ „Priemerná doba obsadenia voľného pracovného miesta“. Na meranie nákladovosti môžeme využiť ukazovateľ „Priemerné náklady na jedného účastníka výberového konania“. Spôsob výpočtu a spresnenie charakteristiky vstupných údajov si každá organizácia stanovuje sama.

Pri tvorbe systému personálneho kontrolingu s využitím personálnych ukazovateľov sa v prvom kroku identifikujú ukazovatele pre jednotlivé procesy, z týchto ukazovateľov vzniká tzv. mapa ukazovateľov. Mapa ukazovateľov prehľadne zobrazuje používané ukazovatele podľa procesov a zamerania. Do tejto mapy sa zaznamenávajú aj výsledky výpočtu ukazovateľov a analyzujú sa vývojové trendy. Podrobnú charakteristiku ukazovateľa zachytáva tzv. karta ukazovateľa. Okrem názvu ukazovateľa, ktorý by mal výstižne charakterizovať príslušnosť ukazovateľa k procesu, obsahuje aj identifikačný kód (z dôvodu štandardizácie označovania a jednoduchého prehľadu). Karta ukazovateľa môže ďalej obsahovať údaje:

  • opis a interpretácia ukazovateľa (čo a prečo meriame),
  • typ zdrojových údajov, zdroje údajov a obdobie (opis zdrojových údajov, odkiaľ sa získavajú a za aké obdobie),
  • spôsob výpočtu ukazovateľa (matematický vzorec),
  • periódy a interval merania (ako často sa vypočítava a aké obdobie sleduje),
  • zodpovednosť za ukazovateľ (kto je zodpovedný za výpočet hodnoty ukazovateľa a aktualizáciu ukazovateľa) ,
  • platnosť ukazovateľa (odkedy a dokedy je ukazovateľ platný),
  • štandard ukazovateľa (hodnota výsledku, alebo interval, v ktorom sa výsledná hodnota ukazovateľa považuje za dobrú).

Štandardy ukazovateľa predstavujú cieľové hodnoty, ktoré by mala hodnota ukazovateľa dosiahnuť, aby bol výsledok považovaný za dobrý, pričom hodnotenie „dobrý“ znamená, že nie je potrebné prijímať nápravné opatrenia. V tejto súvislosti môžeme hovoriť o štandardoch kvality. Štandardy môžu mať aj formu intervalu, čiže rozpätia, v ktorom sa výsledná hodnota ukazovateľa považuje za prijateľnú. Štandardy ukazovateľa stanovujeme podľa výsledku porovnania sa s inými organizáciami pre daný proces, alebo podľa budúcich zámerov organizácie, napr. zníženie nákladov, zvýšenie efektívnosti ap.

Systém personálneho kontrolingu založený na personálnych ukazovateľoch, by mal obsahovať taký počet ukazovateľov, ktorý je optimalizovaný s ohľadom na:

  • náročnosť zberu vstupných údajov,
  • prehľadnosť a čitateľnosť výsledkov ukazovateľov,
  • účel, ktorý sa sleduje personálnym kontrolingom.

Počet ukazovateľov by nemal byť väčší ako maximálne tri ukazovatele na každý personálny proces. Odporúča sa, aby aspoň 80% ukazovateľov malo relatívne stály, nemenný charakter z dôvodu sledovania vývojových trendov. Tieto ukazovatele tvoria jadro mapy ukazovateľov, ktoré je dlhodobo nemenné. Na druhej strane približne 20% ukazovateľov by sa malo využiť na monitorovanie operatívnych potrieb manažmentu organizácie. V prípade, že organizácia využíva v systéme merania výkonnosti procesov tzv. indikátory výkonnosti, môžu byť tieto súčasne využité ako personálne ukazovatele v systéme personálneho kontrolingu.



Newsletter


kontaktujte nás